Problem
Pojawia się wiele nieporozumień w trakcie współpracy.
Rozwiązanie
Wspólnie określcie explicite zasady współpracy.
Opis
Poniżej znajdziesz scenariusz spotkania, którego celem jest wypracowanie zasad współpracy.
- Zaproś wszystkie zaangażowane strony, które uczestniczą bezpośrednio w pracach (zespół i osoby po stronie biznesu). Można wykorzystać do tego celu retrospekcję.
- Wyjaśnij cel ustalenia zasad współpracy. Dobrze jest przedstawić propozycje, które mogą się pojawić na liście zasad.
- Poproś każdego uczestnika o zapisanie na kartkach samoprzylepnych oczekiwań (jedna kartka — jedno oczekiwanie).
- Poproś, aby każdy przeczytał to, co zapisał, oraz uzupełnił komentarzem, jeśli to potrzebne.
- Następnie wspólnie pogrupujcie tematy i nadajcie im nazwy.
- Przydziel każdemu 3 – 5 głosów i poproś o zagłosowanie na najlepsze ich zdaniem zagadnienia.
- Przedstaw zagadnienia, które uzyskały największą liczbę głosów, i jeśli potrzeba, razem z uczestnikami skonkretyzuj sposób ich realizacji. Efekty pracy zapisz na flipcharcie.
- Ustal z uczestnikami spotkania, jak często będziecie sprawdzać realizowanie zasad. Może się to odbywać w ramach retrospekcji.
- Umieść zasady współpracy w miejscu, gdzie pracuje zespół, tak aby były dla wszystkich widoczne.
Na liście z zasadami może się pojawić niemal wszystko, co ma znaczenie dla którejś ze stron. Oto kilka przykładów:
- Zanim zmiana w sposobie działania systemu zostanie zaakceptowana, powinna być wcześniej przedyskutowana z zespołem na osobnym spotkaniu.
- Jeśli reprezentant klienta nie może być na spotkaniu planistycznym, najpóźniej dzień wcześniej przesyła mailem swoje wytyczne spełniające założenia Definition of Ready.
Zespół, gdy tylko jest świadomy, że założony zakres prac nie zostanie zrealizowany, natychmiast informuje o tym klienta.